Deux familles de frais
| Frais refacturés au client | Frais de fonctionnement | |
|---|---|---|
| Qui paie | Le client, en plus des honoraires, selon le contrat commercial | Votre chiffre d’affaires, sur le compte d’activité |
| Exemples | Déplacements et hébergement pour la mission, repas, location de salle, matériel demandé par le client | Ordinateur, logiciels, téléphone, formation, assurance, abonnements, télétravail, prospection |
| Effet sur votre net | Neutre : vous avancez, vous êtes remboursé à l’euro | Positif : la dépense est remboursée hors cotisations et hors impôt au lieu d’être payée avec du salaire net |
| Condition | Prévus au contrat, justifiés | Liés à l’activité, proportionnés, justifiés, dans les limites URSSAF |
Dans les deux cas, le remboursement apparaît sur le bulletin de paie dans la zone non soumise à cotisations. Il ne compte ni pour la retraite ni pour l’assurance chômage : un frais n’est pas du salaire.
Les barèmes URSSAF 2026
Les allocations forfaitaires ci-dessous sont exonérées de cotisations sans justificatif de la dépense, à condition que la situation soit établie (déplacement, télétravail). Montants publiés par l’URSSAF, page mise à jour le 1er janvier 2026.
Repas et petit déplacement
| Situation | Montant maximum exonéré en 2026 |
|---|---|
| Repas pris sur le lieu de travail (contrainte particulière) | 7,50 € |
| Repas en déplacement, sans obligation de restaurant | 10,40 € |
| Repas en déplacement, au restaurant | 21,40 € |
Grand déplacement en métropole (impossibilité de rentrer chez soi chaque jour)
| Durée du déplacement | Repas | Logement et petit-déjeuner, Paris et 92, 93, 94 | Logement et petit-déjeuner, autres départements |
|---|---|---|---|
| Les 3 premiers mois | 21,40 € | 76,60 € | 56,80 € |
| Du 4e au 24e mois | 18,20 € | 65,10 € | 48,30 € |
| Du 25e au 72e mois | 15,00 € | 53,60 € | 39,80 € |
Télétravail
Indemnité forfaitaire non prévue par un accord collectif : 2,70 € par jour de télétravail, dans la limite de 59,40 € par mois (ou 11 € par mois par jour de télétravail hebdomadaire). Au-delà, l’exonération suppose des justificatifs.
Indemnités kilométriques (véhicule personnel)
Le barème kilométrique n’a pas été revalorisé depuis l’arrêté du 27 mars 2023 (BOFiP, BOI-BAREME-000001). Pour une voiture de 5 CV, avec d la distance professionnelle annuelle :
| Distance annuelle | Formule (5 CV) | Exemple |
|---|---|---|
| Jusqu’à 5 000 km | d x 0,636 | 2 000 km : 1 272 € |
| De 5 001 à 20 000 km | (d x 0,357) + 1 395 | 8 000 km : 4 251 € |
| Au-delà de 20 000 km | d x 0,427 | 25 000 km : 10 675 € |
Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 %. Le barème complet par puissance fiscale est sur impots.gouv.fr. Les indemnités kilométriques exigent la carte grise, le détail des trajets (date, départ, arrivée, motif) et un usage professionnel réel.
Les frais au réel : ce qui se déduit, avec quels justificatifs
- Matériel : ordinateur, écran, téléphone, périphériques ; facture au nom du salarié porté, usage professionnel.
- Logiciels et abonnements : licences, hébergement, outils en ligne, forfait internet et mobile pour la part professionnelle.
- Formation et documentation : certifications, livres, conférences, en lien avec votre activité.
- Assurances et services : responsabilité civile professionnelle si elle n’est pas incluse, comptabilité, espace de travail ponctuel.
- Prospection : déplacements et repas de prospection justifiés par un rendez-vous, cartes de visite, site web.
- Transports : billets de train ou d’avion, taxis, péages, parking, sur présentation du titre.
Chaque dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’activité, proportionnée au chiffre d’affaires et justifiée par une facture ou un reçu détaillé. Un simple relevé bancaire ne suffit pas.
Déclarer ses frais chaque mois
- Classez la dépense : refacturable (prévue au contrat) ou frais de fonctionnement.
- Vérifiez le barème ou le plafond applicable ; au-delà, l’excédent devient du salaire soumis à cotisations.
- Numérisez le justificatif et saisissez la note de frais dans votre espace (date, montant, motif, mission).
- La société de portage contrôle la conformité, puis le montant est remboursé sur le bulletin du mois, en bas de bulletin, hors cotisations.
- Le compte rendu d’activité et la note de frais partent ensemble : c’est ce qui déclenche la facturation et la paie.
Un exemple chiffré
Vous facturez 9 000 € hors taxes dans le mois (TJM 500 € sur 18 jours) et vous déclarez 500 € de frais de fonctionnement justifiés (abonnements, matériel, déplacements de prospection).
| Sans frais déclarés | Avec 500 € de frais déclarés | |
|---|---|---|
| Chiffre d’affaires | 9 000 € | 9 000 € |
| Frais de gestion (4 %) | 360 € | 360 € |
| Frais remboursés hors cotisations | 0 € | 500 € |
| Salaire brut | 6 043,33 € | 5 693,60 € |
| Salaire net avant impôt | 4 767,59 € | 4 491,25 € |
| Total perçu (net + frais remboursés) | 4 767,59 € | 4 991,25 € |
Les 500 € dépensés sont récupérés en totalité au lieu d’être payés sur un salaire net amputé des cotisations : vous percevez 223,66 € de plus au total, en contrepartie d’un salaire brut un peu plus bas (donc de droits à la retraite et au chômage calculés sur une base un peu plus faible). Calcul du simulateur Innoven Portage au 13 octobre 2026 (frais de gestion 4 %, plafond de la Sécurité sociale 2026, avant impôt sur le revenu ; la colonne de droite intègre les 500 € de frais). Testez vos propres montants sur le simulateur de salaire.
Les limites à connaître
- Proportion : des frais qui représentent une part importante du chiffre d’affaires attirent l’attention ; la société de portage peut les refuser.
- Lien avec l’activité : pas de dépense personnelle, même partiellement ; la part professionnelle d’un abonnement mixte se justifie.
- Contrôle URSSAF : un frais non justifié est requalifié en salaire, avec cotisations et majorations, pour la société de portage et parfois pour vous (impôt).
- Droits différés : les frais n’entrent pas dans l’assiette de la retraite ni de l’ARE ; arbitrer tout en frais réduit ces droits.
- Autres leviers : titres-restaurant et CESU, épargne salariale ; le détail de chaque ligne est dans notre article sur la fiche de paie.
Chez Innoven Portage, les frais sont remboursés au réel sur justificatif et les forfaits URSSAF sont appliqués tels quels ; votre conseiller valide la note de frais avant la paie.
Sources
- URSSAF, « Frais professionnels », taux et barèmes, page mise à jour le 1er janvier 2026, consultée le 13 octobre 2026.
- BOFiP, BOI-BAREME-000001, barème forfaitaire kilométrique (arrêté du 27 mars 2023, article 6 B de l’annexe IV du CGI), consulté le 13 octobre 2026 ; barème reconduit sans revalorisation pour les revenus 2024 et 2025.
- Arrêté du 22 décembre 2025 portant fixation du plafond de la sécurité sociale pour 2026 (Légifrance) : 4 005 € par mois, 48 060 € par an.
